Un gran paso. Con más implicaciones de las que parece.
Contratar a tu primer empleado es uno de los momentos más importantes en la vida de cualquier autónomo o pequeña empresa. Significa que el negocio crece, que ya no puedes hacerlo todo solo, que estás dando un salto de nivel. Es una buena noticia.
Pero también es uno de los pasos con más implicaciones legales, económicas y administrativas que existen en el mundo empresarial español. Y lo que nadie te dice es que las sorpresas no vienen del salario que acordáis, sino de todo lo que va alrededor: cotizaciones, obligaciones formales, responsabilidades como empleador y costes que no siempre se calculan bien antes de firmar.
En este artículo te explicamos qué tienes que saber —y qué tienes que hacer— antes de contratar a tu primera persona.
Importante: la normativa laboral en España cambia con frecuencia. Este artículo recoge los aspectos estructurales del proceso, pero siempre es recomendable contrastar los detalles concretos con un asesor laboral antes de formalizar cualquier contrato.
El coste real de un empleado: mucho más que el salario
El error más habitual de quienes contratan por primera vez es calcular el coste del empleado como si fuera el salario acordado. No lo es. El coste real para la empresa incluye las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleador, que en España suponen aproximadamente un 30–33% adicional sobre el salario bruto.
Esto significa que si acuerdas un salario bruto de 1.800€ al mes, el coste real para tu empresa se acerca a los 2.400€ mensuales. Si no lo tienes en cuenta desde el principio, el impacto en tu tesorería puede ser muy superior al previsto.
A esto hay que añadir otros costes que con frecuencia se olvidan: la prorrata de las pagas extras si se abonan en junio y diciembre, los días de vacaciones (30 días naturales al año), los permisos retribuidos, la posible baja por enfermedad y los gastos de equipamiento o formación si aplican.
Qué tipo de contrato necesitas
La elección del tipo de contrato es una de las decisiones más importantes y también una de las más condicionantes. No existe un contrato «comodín» válido para todas las situaciones, y usar el tipo incorrecto puede suponer sanciones, reclamaciones laborales o el reconocimiento de derechos no previstos.
Contrato indefinido
La opción más estable y cada vez más incentivada fiscalmente. Desde la reforma laboral de 2022, es el tipo preferente. Menor cotización por desempleo que el temporal y mayor seguridad jurídica para ambas partes.
Por circunstancias de la producción
Para incrementos puntuales e imprevisibles de actividad. Duración máxima de 6 meses, ampliable a 12 por convenio. Su uso ha quedado muy restringido tras la reforma de 2022. Mal utilizado, puede convertirse en indefinido.
Contrato formativo
Dos modalidades: en alternancia (combinando trabajo y formación) y para la obtención de práctica profesional. Con bonificaciones en cotizaciones y condiciones especiales. Ideal para personas jóvenes o recién tituladas.
Contrato a tiempo parcial
Cuando la jornada es inferior a la ordinaria. Debe especificar el número de horas ordinarias al día, semana, mes o año. Las horas complementarias están estrictamente reguladas. Requiere registro horario.
Desde la reforma laboral de 2022, el uso de contratos temporales está muy restringido. Encadenar contratos temporales de forma indebida o usar la modalidad incorrecta puede suponer la conversión automática en indefinido y sanciones de la Inspección de Trabajo. Si tienes dudas, consulta antes de firmar.
«El coste de contratar mal no se paga el primer día. Se paga meses o años después, cuando ya no hay marcha atrás fácil.»
Las obligaciones formales que nadie te explica
Contratar a alguien implica una serie de obligaciones administrativas que van mucho más allá de firmar el contrato. Incumplirlas puede acarrear sanciones económicas importantes, incluso aunque la relación laboral vaya bien.
- Dar de alta al trabajador en la Seguridad Social antes del inicio de la actividad —o hasta con 60 días de antelación— mediante el modelo TA.2/S
- Formalizar el contrato por escrito y entregarlo al trabajador en el plazo legal
- Comunicar el contrato al SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) en los 10 días hábiles siguientes a su firma
- Disponer de un sistema de registro horario diario para todos los trabajadores, independientemente de su jornada
- Elaborar y entregar la nómina mensual con el desglose correspondiente
- Presentar el TC1 y TC2 mensualmente y realizar el ingreso de las cotizaciones a la Seguridad Social
- Retener e ingresar el IRPF del trabajador mediante el modelo 111 trimestral
- Evaluar los riesgos laborales del puesto y adoptar las medidas preventivas necesarias
- Informar al trabajador por escrito de las condiciones de trabajo (modelo de información regulado por el ET)
El convenio colectivo: la norma que se aplica sin que la conozcas
Uno de los aspectos que más sorprende a quienes contratan por primera vez es que no basta con la ley: existe el convenio colectivo de tu sector, y sus condiciones se aplican automáticamente aunque no lo hayas leído ni firmado.
El convenio regula aspectos clave como el salario mínimo del sector para cada categoría profesional (que puede ser superior al SMI general), la jornada máxima, los días de vacaciones adicionales, los permisos retribuidos específicos del sector, o las condiciones de los despidos.
No conocer el convenio que aplica a tu actividad es uno de los errores más costosos que puede cometer un empleador. Y en caso de conflicto laboral, el trabajador siempre puede reclamar las condiciones del convenio, aunque nunca se las hayas explicado.
¿Cómo saber qué convenio te aplica? Depende de tu sector de actividad y, en algunos casos, del ámbito geográfico. En el BOE y en los boletines oficiales autonómicos están publicados todos los convenios vigentes. Tu asesor laboral puede identificar cuál corresponde a tu empresa y qué condiciones concretas debes aplicar.
Cómo funciona el despido: lo que debes saber antes de contratar
Puede parecer prematuro pensar en el despido antes de haber contratado, pero entender cómo funciona es parte esencial del cálculo de riesgo de cualquier contratación. Despedir a alguien en España tiene un coste económico y un procedimiento formal que no se puede ignorar.
Despido procedente
Si hay una causa justificada —disciplinaria o por causas objetivas debidamente acreditadas— y el procedimiento se sigue correctamente, la indemnización puede ser de 20 días por año trabajado en causas objetivas, o incluso sin indemnización en despido disciplinario declarado procedente. Pero acreditar la causa y seguir el procedimiento formal es fundamental.
Despido improcedente
Si el despido no se justifica adecuadamente o el procedimiento es incorrecto, el despido se declara improcedente. La indemnización asciende a 33 días por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades. Es la situación más frecuente cuando un empleador actúa sin asesoramiento.
El proceso paso a paso: cómo contratar correctamente
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1Define bien el puesto y el perfil que necesitas
Qué funciones va a desempeñar, qué jornada necesitas, si es una necesidad permanente o puntual. Esta decisión condiciona el tipo de contrato y las obligaciones que asumes.
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2Identifica el convenio colectivo aplicable
Consulta qué convenio rige en tu sector, cuál es el salario mínimo para la categoría que vas a contratar y qué condiciones específicas debes respetar.
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3Calcula el coste real total, no solo el salario
Incluye cotizaciones, pagas extras, vacaciones y cualquier coste adicional. Asegúrate de que tu tesorería puede soportarlo de forma sostenida.
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4Redacta el contrato con todas las cláusulas necesarias
Un contrato bien redactado protege tanto al trabajador como a la empresa. Un contrato genérico descargado de internet puede dejarte desprotegido en caso de conflicto.
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5Tramita el alta en la Seguridad Social antes del inicio
El alta debe realizarse antes de que el trabajador empiece a trabajar. Un solo día sin alta puede suponer una sanción significativa y la obligación de regularizar cotizaciones.
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6Comunica el contrato al SEPE y establece el registro horario
La comunicación al SEPE es obligatoria en los 10 días hábiles siguientes. El registro horario debe estar operativo desde el primer día y conservarse durante 4 años.
Lo que aprendemos cada vez que asesoramos una primera contratación
Después de acompañar a muchos autónomos y pequeñas empresas en su primera contratación, hay dos cosas que vemos repetirse. La primera: los que llegan antes de contratar siempre tienen un proceso más fluido, menos errores y menos costes imprevistos. La segunda: los que llegan después de haber tenido un problema siempre dicen lo mismo —»si lo hubiera sabido antes».
Contratar bien no es complicado si tienes la información correcta y el acompañamiento adecuado. Contratar mal puede costarte mucho más que el salario de ese primer empleado.
¿Estás pensando en tu primera contratación? Analizamos tu situación, te explicamos qué tipo de contrato necesitas, calculamos el coste real y nos encargamos de toda la tramitación. La primera consulta es gratuita. Mejor hacerlo bien desde el principio.
